מודל המעגל הניהולי הוא כלי עבודה יישומי ומעשי לניהול משימות ופרויקטים.
קיבלתם משימה או פרויקט? רגע לפני שאתם מפשילים שרוולים, מחלקים הוראות לעובדים שלכם ומסתערים על המשימה, קחו נשימה, עצרו רגע ותרגלו את המודל הבא…
המודל מורכב מארבעה שלבים: אבחון, תכנון, ביצוע ותוצאות. כשמו כן הוא- המודל הינו מודל מעגלי כך שלאחר בדיקת התוצאות וביצוע הפקת לקחים, חוזרים שוב לשלב האבחון ומתחילים את המעגל מחדש.
שלב האבחון:
לפני שממציאים את הגלגל מחדש, נעצור ללמידה, לאיסוף מידע ולהערכת המצב הקיים:
- אלו נתונים חשובים למשימה / פרויקט? למשל, דו"חות ונתונים כמותיים, גרפים ותרשימים, סיכומי פרויקטים או פגישות, למידה ממה שנעשה בעבר- בצוות, בארגון ובמקומות אחרים
- ממי אפשר לקבל את הנתונים? עם מי כדאי להתייעץ?
- ניתוח הנתונים והתבוננות ממגוון זוויות- כיצד הנתונים יכולים לסייע לי למשימה הנוכחית? מה הם מלמדים אותי לקראת שלבי התכנון והביצוע- על המשימה, על הצוות, על הממשקים, על שיטות העבודה וכו'.
שלב התכנון:
ד.ד. אייזנהאואר, מי שהיה הנשיא ה-34 של ארה"ב וכיהן כמפקד העליון של כוחות בעלות הברית באירופה בתקופת מלחמת העולם השנייה, אמר: "מניסיוני בשדה הקרב למדתי, שלתוכניות אין ערך אך לתכנון אין תחליף". אז מה כל כך חשוב בתכנון? התכנון ממקד אותנו לקראת המשימה:
- להגדיר מטרות ולהציב יעדים- מהו המצב הרצוי? לאן אנחנו רוצים להגיע?
- להבין את תכולת העבודה, המשימות השונות ומי מבצע אותן
- להעריך את לוחות הזמנים, את משך הזמן הנדרש לכל משימה ואת התלות של המשימות זו בזו
- לחלק תפקידים ומשימות לעובדים בצוות, ובמידת הצורך לרתום גם שותפים מיחידות אחרות
- להניע את כולם להצלחה משותפת
ניתן לרכז את כל המידע שהתקבל בתכנית עבודה/פעולה הכוללת התייחסות למשימות, אחראים, לו"ז, תקציב וכד'. רצוי להכין גם 'תכנית מגירה' או מספר כיווני פעולה, על מנת להיערך לתרחישים שונים בשלב הביצוע ובעיקר לבלת"מים- כל מה שבלתי מתוכנן ויכול להתרחש- כמו שמתארים חוקי מרפי: "כל דבר שיכול להשתבש, אכן ישתבש" (א.א. מרפי ג'וניור, מהנדס פיתוח בחיל האוויר של ארה"ב).
שלב הביצוע:
בשלב זה יוצאים ליישום ולמימוש של תכנית העבודה/הפעולה ולהשגת היעדים שהצבנו. העובדים ושאר השותפים אמורים לפעול על פי התכנית והתפקיד של המנהל/ת הוא "לנצח על המקהלה"- לתכלל את כלל הגורמים והמערכות לביצוע מיטבי. מה נדרש בשלב זה?
- לבצע בקרה ניהולית- מעקב אחר עובדים ושותפים, תהליכים ומערכות. מוצע לגבש שגרות עבודה קבועות שבהן תוכלו לעשות מעקב follow-up לאורך התהליך. למשל: ישיבות צוות שבועיות, דיווח חודשי, בדיקה מדגמית, דו"ח ייעודי, כלי בקרה טכנולוגי שמאפשר מעקב אחר ביצוע, ועוד.
- גמישות לשינוי תכניות או פתרונות, יצירתיות וחדשנות להתמודדות עם בעיות שצצות תוך כדי תנועה- רוב הסיכויים שתגלו שלא הכל עובד לפי התכנון (מכל מיניי סיבות) ואתם תידרשו: לשנות את התכנית, את השלבים, את לוח הזמנים, או את חלוקת התפקידים; לעבור לתכנית המגירה; ואפילו לעדכן את הפתרון שנבחר כך שיתאים למציאות בפועל.
- יכולת לתאם, לסנכרן ולמקד את העובדים ואת כל שאר הגורמים המעורבים במשימה, לצד משימות אחרות, על פי התעדוף הנדרש ותוך שמירה על רמת אנרגיה גבוהה וטובה לאורך המשימה- ברמה האישית של המנהל/ת וגם של הצוות.
"אחד הדברים שמאפשרים לך להיות אופטימיסט הוא תוכנית מגירה למקרה שהכל יתפקשש.
יש המון דברים שלא מדאיגים אותי, כי יש לי תוכנית מוכנה למקרה שהם אכן יתרחשו."
רנדי פאוש, פרופ' אמריקני למדעי המחשב
שלב תוצאות:
זהו זה, הגענו לסוף המשימה/הפרויקט וזה הרגע לעשות שלושה דברים חשובים:
- לבדוק את התוצאות– האם הגענו ליעדים שהצבנו לעצמנו? ומה לגבי האיכות, ועמידה בלוח הזמנים? מוצע לבחון את הפערים שבין התכנון לבין הביצוע.
- לבצע הפקת לקחים– ניתוח הסיבות להצלחה (מה קידם, הוביל, איפשר) והסיבות לחוסר עמידה ביעדים (מה עיכב, בלם או מנע את ההצלחה). לתהליך זה מתאים לצרף בעלי תפקידים שונים שהיו שותפים למשימה ויכולים לתרום ללמידה ואף לתיעוד הידע שהצטבר לטובת תהליכים עתידיים.
- הכרה והוקרה לכל העוסקים במלאכה- פירגון אישי ו/או תודה פומבית תורמים להנעה ולחיזוק יחסי אמון והערכה עם עובדים ושותפים וכן מקדמים 'גאוות יחידה' ורוח צוות.
ומה לגבי נושאים שנשארו פתוחים או לא מושגים? מה לגבי תהליכי למידה נדרשים או בעיות חדשות שנוצרו במהלך המשימה/הפרויקט? עם כל אלו אתם יוצאים לסיבוב הבא של המעגל הניהולי, מתחילים בשלב האבחון.
************
מודל המעגל הניהולי הוא כלי מעשי לניהול משימה או פרויקט אך בעיניי הוא משקף תפיסת תפקיד ניהולית:
מבטא את השיטתיות של התפקיד הניהולי ומציג את הניהול כתהליך מחושב, בבחינת "סוף מעשה במחשבה תחילה" (מתוך הפיוט 'לכה דודי'). המודל מדגיש את ההמשכיות הנדרשת ממנהלים בהצבת מטרות ויעדים וחתירה להשגתם, בשאיפה מתמדת לפתרון בעיות, לשכלול ולייעול תהליכי עבודה.