רוב הארגונים נמצאים בתקופה העמוסה בשנה- הוצאה לפועל של תכניות עבודה, השגת יעדים, ניצול תקציבים, ביצוע פרויקטים. בתקופה זו אתם, המנהלים והמנהלות, צריכים צוות חזק, מגובש, מלא באנרגיות ומחויב לעבודה. לכבוד ט"ו בשבט, יעניק לכם המאמר הנוכחי כליםDIY (Do It Yourself) לטיפוח "צוות צומח".
עכשיו אתם בטח אומרים לעצמכם: "זו תקופה לחוצה, עומס עבודה מטורף, כולם שקועים במשימות עד מעל לראש"; "הרעיון יפה אבל בטוח לא עכשיו- אין זמן"; "מסכן הצוות שלי, הם עובדים קשה כל כך, לא נעמיס עליהם עוד משהו עכשיו". אז זהו, שדווקא עכשיו זה הכי חשוב!
ראשית, אם תזדהו עם הקשיים של הצוות שלכם, לא תוכלו לקדם את הצוות ואתכם בטווח הקצר והארוך גם יחד. הזדהות מקשה עלינו לראות זוויות נוספות ולעשות שינוי. שנית, צוות צומח מחולל אנרגיה שחוזרת לצוות עצמו, אליכם המנהלים ולארגון. מדובר בתהליך שאינו גוזל זמן רב אלא, בעיקר, התכווננות אישית וקצת אומץ ניהולי.
שימו לב, המתכון מומלץ להפעיל כאשר הצוות יציב, כלומר לא כאשר יש עזיבות וקליטות של עובדים לצוות וגם לא בימים הראשונים שלכם כמנהלי הצוות.
"רק מי שלוקח סיכון והולך רחוק, מגלה עד כמה רחוק הוא יכול להגיע." אלברט איינשטיין
מתכון לטיפוח צוות צומח- המרכיבים ואופן ההכנה:
- ישיבת צוות– כשעה או שעה וחצי (תלוי בהרגלים של הצוות ובכמות העובדים).
- מסר ניהולי ברור של המנהל/ת– המסר כולל שני חלקים:
- What & Why- להציג את הרעיון לצוות צומח, למשל: "בתקופה העמוסה הזו, חשוב לי שתדעו שאני רואה ומעריך את העבודה הקשה והמקצועית שלכם. לצד המשימות והדרישות מאיתנו, הייתי רוצה שנחזיר קצת אנרגיות לעצמנו."
- How- המסר הניהולי מגיע ממנהל/ת הצוות אבל הרעיונות והביצוע- מהצוות. כך, לדוגמא, המשך המסר יהיה: "מה לדעתכם יכניס לנו אנרגיות? מה ייתן לנו מוטיבציה להמשיך לעבוד קשה ולהביא תוצאות? מה יחזק את החיבור בינינו כצוות לטובת עבודה יותר נעימה וכמובן יותר אפקטיבית?". אפשר לשאול: "מה נדרש ממני כמנהל/ת ומה אתם יכולים לעשות?".
- סבלנות– הצוות בהלם, לא מבין מאיפה נפלתם עליהם… ברגע זה עליכם לנשום עמוק ולחכות בסבלנות. חשוב מאוד לא לתת פתרונות בשלב זה! אם השקט קשה לכם מידיי, ניתן לחזור על המסר הניהולי במילים קצת אחרות, או לומר לצוות שיחשבו על זה עד לישיבת הצוות הבאה.
"אומץ הוא מה שנדרש כדי לעמוד ולדבר, אך אומץ הוא גם מה שנדרש כדי לשבת ולהקשיב."
ווינסטון צ'רצ'יל
- שלב הרעיונות– לא תאמינו, אבל זה יגיע. בזרזיף דק או במטח כבד, הצוות יעלה רעיונות.
- ראשית, כדאי להבין מה הצורך העומד מאחורי הרעיון- רצון לגיבוש? להעמקת הכרות? ללמידה מקצועית? שנית, יש להפוך כל רעיון למשימה ברורה. למשל: הצוות מעוניין לפתוח כל בוקר בתדריך קצר שימקד את כולם בעבודה. עליכם להבין יחד- מתי זה קורה? בבוקר? באיזו שעה? בכל בוקר מימות השבוע? מי מוביל את התדריך? מה התפקיד שלי כמנהל/ת ומה התפקיד של שאר חברי הצוות? או לדוגמא, הצוות מעוניין לקיים פעילות גיבוש חברתית. גם כאן יש להבין: במה מדובר? כל כמה זמן? מי מבצע? האם נדרש תקציב? נסו לא לקחת אחריות מלאה לתפעול ולביצוע אלא לשלב את חברי הצוות בעשייה.
- מרעיון ליישום– ועכשיו, יש לקבל החלטות. אחרי שהבנתם 2-3 רעיונות בצורה ברורה, על הצוות, בהכוונתכם, להחליט איזה רעיון אתם בוחרים ליישם באופן שוטף וקבוע. טיפים לקבלת החלטות:
- מומלץ להתחיל מרעיון אחד טוב שיתקיים בתדירות ובמשך שתוכלו לעמוד בהם.
- רעיון טוב משתלב היטב בשגרת היום יום של הצוות. הוא הופך לטקס קבוע שמחייב את כולם ומביא לתוצאות המיוחלות.
- מימוש והוצאה לפועל– כאן נדרשת מכם המנהלים אחריות ונחישות. חלק זה הינו קריטי ומהווה הדגמה ממשית לסמכות הניהולית שלכם. אז מה צריך לעשות? לדבוק ברעיון שנבחר ולקדם את ביצועו בצוות. לדרוש את הביצוע ולחייב את חברי הצוות למימוש, לסייע להם כשצריך ולפרגן על הצלחות.
כעת נותר לכם ליהנות מהצוות הצומח שלכם בט"ו בשבט הזה. כמו כל התערבות ניהולית, גם "צוות צומח" דורש תחזוקה ולכן מומלץ לסמן ביומן מועד, קצת אחרי פסח, שבו תכינו שוב את המתכון.
"שום אדם אינו חכם דיו או דגול דיו על מנת שיוכל להנהיגנו.
היחיד שיוכל להנהיגנו הוא זה שיחזיר לנו את האמונה בכוחנו להנהיג את עצמנו". הנרי מילר