ממש בקרוב מגיע סוף הרבעון הראשון של השנה הקלנדרית. זה הזמן לבחון את העשייה שלנו ושל העובדים שלנו ולבחון את העמידה בתכנית העבודה- תכנון מול ביצוע. בקיצור, זו הזדמנות מצוינת לדבר קצת על בקרה ניהולית. נשמע פשוט? אז זהו, שלא.
מה אומרים מנהלים על בקרה ניהולית? (מתוך קורסי פיתוח מנהלים)
- עוזרת לי לוודא שאני "במסלול הנכון".
- בזכות הבקרה אני יודע/ת שהעובדים מבינים את הנדרש מהם (או שצריך חניכה/הכשרה).
- אני משתמש/ת במידע שאספתי כדי לעדכן את המנהלים שלי.
- מהווה תמריץ לעובדים.
- מאפשרת לי לשלוט במה שקורה.
- הזדמנות להערכת עובדים.
- מסייעת להפקת לקחים בעתיד.
- מאפשרת לי לפרגן למי שעבד קשה.
- אני מרגיש/ה כמו שוטר/ת.
- אני שונא/ת שעושים לי את זה…
- בקרה= ביקורת… חיכוך ואי נעימות.
- ביצוע בקרה משדר חוסר אמון לעובדים, מוריד מוטיבציה, "מקטין" (ולא מעצים).
- מסרבלת את העבודה: עובדים בדיווח במקום לעבוד על משימות חשובות.
- בקרה מונעת ממני להתקדם קדימה, תוקעת אותי בשוטף.
- בקרה ניהולית בעצם מביאה לידי ביטוי את "השיגעונות" שלי כמנהל/ת
מהי בקרה ניהולית? בקרה ניהולית היא תהליך ניהולי מחייב שבו המנהל/ת מוודאים שהעובדים שלהם ביצעו את המשימות והמטלות שלהם על פי העקרונות המנחים, באיכות הרצויה ובלו"ז הנדרש. בקרה ניהולית מסייעת למנהל/ת ולארגון להשיג את המטרות בצורה אפקטיבית ויעילה.
בקרה ניהולית היא חלק מתפקידו של כל מנהל/ת, זו אינה בחירה. מנהל/ת אחראים לביצוע המשימות של היחידה שהם מנהלים ובאחריותם לוודא ביצוע של המשימות. המשימות מקדמות את השגת המטרות של הצוות ושל המנהל/ת.
בקרה ניהולית אינה מטרה בפני עצמה. בקרה ניהולית היא שיטה, היא כלי ניהולי, היא אמצעי לבדוק שאנחנו בדרך הנכונה להשגת המטרות. בעזרת בקרה ניהולית יש למנהל/ת תמונה עדכנית של ביצועי העובדים והצוות. בקרה ניהולית מסייעת לוודא ביצוע של המשימות הרצויות, בדרך המתאימה ועל פי העקרונות המנחים. בנוסף, הבקרה מסייעת לזהות אתגרים וקשיים בדרך ולתת להם מענה.
בקרה ניהולית היא תהליך, והיא חלק מתהליך ניהולי כולל. בקרה ניהולית המתבצעת באופן שוטף עדיפה על בקרה חד פעמית או נקודתית, אשר לבטח תרגיש לשני הצדדים- למנהל/ת ולעובדים-כביקורת לא נעימה. כאשר בקרה ניהולית היא חלק משגרת הניהול שלכם, העובדים אינם מופתעים ואף מצפים להציג את התוצרים- ואת האתגרים- במסגרת המתאימה.
כיצד לבצע בקרה ניהולית אפקטיבית?
- מה אני רוצה לבקר? מה חשוב לי למדוד ולעקוב אחריו? אפשר להתייחס למשימות או לנושאים או לפרויקטים; אפשר להתייחס לטווח ארוך או קצר ועוד. חשובה בקרה ניהולית בצמתים מרכזיים, באבני דרך משמעותיות, במשימות לחוצות בזמן או כאשר מעורבים גורמים רבים. ההחלטות לגבי מה לבקר מושפעות (ומשפיעות) גם מהשאלה "את מי לבקר?": תהליכי בקרה ניהולית לעובד ותיק שונים מתהליכי בקרה לעובד חדש; תהליכי בקרה לעובד שנכנס לפרויקט בהיקף גדול בפעם הראשונה שונים מאלו שתבצעו לעובד שכבר ביצע מספר פרויקטים גדולים, וכן הלאה.
בקרה ניהולית לעולם לא תקיף את כל העבודה הנעשית על ידי העובדים שלכם ועל כן עליכם לבחור על מה אתם בוחרים לשים דגש ניהולי
- איך לבקר? ומתי? מהם הכלים העומדים לרשותי? הנה כמה דוגמאות: כלי בקרה טכנולוגיים; דו"חות ייעודיים; תצפית + משוב; בקשה לדיווח יומי / שבועי / דו- שבועי; ישיבות צוות / ישיבות סטטוס; בדיקות מדגמיות; בקרה במסגרת פגישת עבודה עם עובד/ת. חשוב להשתמש במגוון כלי בקרה; לשלב בין כלים כמותיים לאיכותיים. יש להחליט על תדירות הבקרה הניהולית- תדירות השימוש בכלים אלו. הכלים ותדירות השימוש בהם ייקבעו בהתאם לתחום העיסוק, המטרות והדרישות וגם בהתאם לסגנון העבודה של העובד/ת ושל המנהל/ת.
להקשבה יש תפקיד מרכזי בתהליך הבקרה הניהולית: הקשבה לעובד/ים, הקשבה לממשקים. התעניינות כנה ועניינית תסייע להציף את ההצלחות ואת האתגרים באווירה טובה ומקצועית
- עשיתי בקרה. מה עכשיו? מה אני עושה עם המידע שיש לי? לנתונים שעולים מהבקרה הניהולית יתכנו משמעויות במגוון היבטים:
- ברמת העובד/ת- חידוד מטרות ויעדים; מתן חניכה בנושא מסוים; תמיכה וגיבוי בעבודת ממשקים; פתרון קונפליקטים מעכבים; הנעת העובד/ת לעשייה בקצב הנדרש ועוד.
- ברמת הצוות- ריענון נהלים בצוות; שינוי חלוקת תפקידים; הכשרה מקצועית, עידוד ועוד.
- ברמת הארגון/הנהלה- הצגת פערים בין תכנון לבין ביצוע בפועל; דרישה לעדכון היעדים; הרמת דגלים ואסקלציה; תובנות לקראת הרבעון הבא או שנה הבאה, ועוד.
עלינו להפיק ממה שאנחנו רגילים לראות מדי יום, את הסודות שבגלל השגרה אנחנו לא מצליחים לראות."
פאולו קואלו, סופר ברזילאי, מתוך הספר "יומנו של מכשף".