איך מתארגנים עם ריבוי משימות, יעדים מאתגרים, יומן מלא פגישות ורצון לשמור על איזון בית-עבודה?
אז מה לעשות? לעשות! הזמן הוא נתון קבוע, וכל מה שנותר לנו זה לנהל זה את עצמנו. הנה כמה עקרונות לניהול עצמי, אשר נכונים תמיד ויכולים לסייע עם החזרה מחופשה ארוכה או חג.
העיקרון הראשון: תכנון ותיעדוף
השקיעו זמן לתכנון ממש עכשיו, רגע לפני שהכל מתחיל, בכדי לתכנן מראש מה אתם רוצים לעשות, מה חשוב לכם לקדם, לאן אתם רוצים להגיע. התכנון כולל הגדרת מטרות, יעדים ומשימות והוא לוקח זמן אבל שכרו בצידו. לצד התכנון, ברור שיש לבצע תיעדוף- לפי חשיבות, לפי תקציב, לפי לוח זמנים ועוד.
"מניסיוני בשדה הקרב למדתי, שלתוכניות אין ערך, אך לתכנון אין תחליף." ד.ד. אייזנהאואר
העיקרון השני: שגרות לניהול עצמי
שגרות הן כמו טקס קבוע אשר מתקיים בתדירות קבועה ובמשך קבוע, באופן שיטתי ולאורך זמן. ישנן שגרות אישיות (כגון: בדיקת דו"חות, זמן למענה על מיילים), שגרות צוותיות (כגון: ישיבות צוות) ושגרות ניהוליות (כגון: פגישה אישית עם עובד). היתרון של השגרות הוא שהן משובצות ביומן, הן פותרות אותנו מלתאם שוב ושוב (או לקטר שחסר לנו זמן) ולכן יש להן סיכוי גבוה להתקיים. שגרות אלו מסייעות לנו לקדם את מה שרצינו, באופן קבוע ולאורך זמן. במקרה של שגרות המערבות אנשים אחרים, הרי שהן מחייבות את האחרים להתכונן, להגיע ולהשתתף.
"שים לב למחשבותיך – הן הופכות למילותיך,
שים לב למילותיך – הן הופכות למעשיך,
שים לב למעשיך – הם הופכים להרגליך,
שים לב להרגליך – הם הופכים לגורלך."
מהאטמה גנדי
העיקרון השלישי: האצלת סמכויות (למנהלים)
האצלת סמכויות לעובדים שלנו היא כלי מצוין לפנות זמן לעצמנו וזמן לניהול. תהליך האצלת סמכויות הוא כלי ניהולי חשוב אך גם מאתגר לביצוע. מובאים להלן שלבים מרכזיים בתהליך:
- יש לחשוב על אילו סמכויות אנחנו יכולים (ומוכנים) להאציל לאחרים וכמובן לחשוב למי הסמכות מתאימה מבין העובדים שלנו.
- יש לקיים שיחת מינוי עם העובד אשר לו אנו מאצילים את הסמכות. בשיחה נסביר מהי הסמכות, מדוע בחרנו דווקא אותו/ה ונתאר את אופן "העברת המקל" (חניכה לנושא, אופן הליווי שלנו, מטרה ברורה להשגה ועוד).
- העובד/ת יבצעו את הנדרש, תוך ליווי ובקרה שלנו, כפי שתואר. יש לתת לעובד/ת משוב לאורך הביצוע ובסיומו וכן לפרגן ולהוקיר את העובד/ת בסיום הביצוע.
- ועכשיו… כל שנותר לנו, זה לנצל כראוי את הזמן שהתפנה לנו.
"ואצלת מן הרוח אשר עליך ושמתי עליהם ונשאו עמך במשא העם ולא תישא אתה לבדך." במדבר, י"א, ט"ז
העיקרון הרביעי (ואולי החשוב מכולם): לקיחת אחריות
אחריות על מה? על עצמנו ועל ההתנהלות שלנו. מיעוט ימי העבודה בחודש ספטמבר מחייב לקיחת אחריות הן בזמן תגובה והן כיוזמה. בזמן תגובה- עלינו לקבל החלטה מושכלת אלו פגישות לאשר ולאלו לא להגיע (או לשלוח את אחד העובדים שלנו); אלו נושאים ופניות אפשר לדחות למועד מאוחר יותר ולאלו חשוב להגיב באופן מיידי. התקופה הקרובה מחייבת אותנו לקחת אחריות בצורה יזומה- להיות פרואקטיביים, לקדם את הנושאים שחשובים לנו, שבחרנו לקדם, שבאחריותנו להוביל: לתאם פגישות נדרשות, לתת לעצמנו זמן לעבוד ברצף ללא מענה למיילים, לחלק סמכויות ומשימות לעובדים שלנו ועוד. אם לא ננהל את עצמנו הזמן פשוט יזלוג לנו בין הידיים.
"אתה אחראי על תכנון חייך, אף אחד אחר לא יעשה זאת בשבילך." Rabbi Josh Abrams
אז איך עושים את זה? איך מנהלים את עצמנו ואת הזמן שלנו?
להלן סיכום של העקרונות במספר שלבים לעשייה מיידית:
- הכינו לעצמכם רשימה של כל מה שהייתם רוצים להספיק החודש.
- בדקו שהכנסתם לרשימה גם "אבנים גדולות", כמו שהציע סטיבן קובי[1] – אלו נושאים משמעותיים עבורכם כמו משפחה, קריירה, התנדבות בקהילה ועוד.
- סדרו את הנושאים לפי סדר חשיבות- אפשר להשתמש במודל "חשוב-דחוף" המוכר[2].
- האם יש ברשימה שלכם נושאים שאפשר להאציל למישהו אחר? אם כן, למי?
- את כל מה שנשאר, הכניסו לתוך היומן הממוחשב: כל נושא מקבל מועד ומשך ביצוע (ואפשר גם צבע / סימון דחיפות). גם הנושאים שקשורים להיבטים אישיים. מה שלא נכנס באותו יום, חייב לעבור ליום הבא, או לשבוע הבא.
- שימו לב, אל תשאירו את הרשימה שלכם במחברת צבעונית שקניתם לכבוד השנה החדשה, או על פתקי ממו למיניהם. הדף אינו מכיל את משך המשימה, חשיבותה, שותפים או ממשקים, או מתי תבצעו את המשימה. ההעברה ליומן מחייבת אתכם לבצע תעדוף ובחירה, ובעיקר- מאפשרת לדברים לקרות בזמן הנראה לעין (ולא להישאר כתובים ברשימה…).
- חלק מהנושאים ברשימה ניתן להזין ביומן כאירועים חוזרים, בהתאם לתדירות, למשך ולנוכחים הנדרשים. אלו יהוו שגרות לניהול עצמי.
כל שנותר הוא לגייס לעצמכם קצת משמעת עצמית ולהיות אפקטיביים מעכשיו… בהצלחה!
"לאדם יש תמיד זמן דיו, אם רק יידע להשתמש בו נכון." יוהאן וולפגנג פון גתה
[1] מתוך: קובי, ס. (1996). שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד. הוצאת אור עם.
[2] שם.