כולנו חווינו את שגרת הקורונה. מה זה אומר? זה אומר שזו לא שגרה אבל גם לא חירום… חווינו "שגרת חירום" שמשמעותה לנהל בתנאי אי ודאות: יש ימים שזה מרגיש כמו ניהול בשעת משבר ובימים אחרים כמו שגרה מתוחה שיכולה להשתנות בכל רגע. לתקופה מיוחדת נדרשים כלים מיוחדים. אז הנה הכלי השלישי מבין ארבעה: ליזום תקשורת- עם עובדים, ממשקים ולקוחות.
למה? בתקופה של אי ודאות וחוסר בהירות, כאשר יש בלבול ועומס מידע בכל תחומי החיים, אנחנו בדר"כ נמנעים מתקשורת. היינו רוצים לשדר לעולם 'עסקים כרגיל' ולהראות איך אנחנו מצליחים לקיים איזון בית-עבודה-ילדים-אוכל-הורים-כביסות-כלים שלא נגמרים בכיור… ובעצם, אצל רובנו, המצב לא פשוט ואפילו הולך ונהיה קשה יותר.
איך? פגישות פנים אל פנים, אם אפשר; טלפוני ולא לוותר עם שיחה מקוונת- כזו שאתם רואים זה את זה. התדירות – משתנה בין עובדים, ממשקים ולקוחות. ההמלצה היא להיות בקשר עם העובדים שלכם לפחות פעמיים בשבוע.
על מה לדבר?
ראשית, תקשורת רגשית: הקשבה, הפגנת אמפתיה, לסייע לצד השני לזהות כוחות ויכולות להמשך התמודדות מיטבית ולשים לב אם נדרש סיוע כלשהו מצידכם. השיחה עצמה מאפשרת לצד השני לגיטימציה למגוון הרגשות וגם נרמול – מלשון 'אני נורמלי', זה בסדר להרגיש כך בתקופה זו.
שנית, באחריותכם לתווך מסרים, הנחיות ונהלי עבודה. שימו לב לדייק במידע, להפריך שמועות לא נכונות ולחזור כמה פעמים ובכמה ערוצי תקשורת על מסרים חשובים. לדוגמא: לשלוח את מדיניות ההחזרים המעודכנת גם במייל, להסביר אותה בישיבת הצוות השבועית המקוונת ולוודא שהנושא ברור גם בשיחות אישיות. לצד זה, להזמין ולאסוף משוב מהשטח- מעובדים, ממשקים ולקוחות.
מנהלת בחודש ספטמבר 2020: "התקשרתי לספק לשאול כיצד הוא נערך לפעילות המשותפת. הפעילות מוכרת לנו ובשגרה הספק הוא זה שמתקשר לעדכן אותי. אבל אנחנו לא בשגרה אז התקשרתי. הספק היה מופתע מהשיחה- מופתע לטובה! השיחה עזרה לחיזוק יחסי אמון וגם להכנה טובה יותר לפעילות."
ואחרון, תגלו שתקשורת היא כמו בומרנג – היא מזמינה את הצד השני לשיתוף ולדיאלוג. זה קורה גם במהלך השיחה וגם אחריה – הצד השני ירגיש בנוח ליזום תקשורת איתכם.